Korrekte Verzollung beim Import: Wie Schweizer Händler böse Nachzahlungen der EZV vermeiden

Als Einkaufsleiter oder Importverantwortlicher in der Schweiz stehen Sie unter konstantem Druck: Lieferketten optimieren, Kosten senken, Warenverfügbarkeit sicherstellen. Die Zollabwicklung wird dabei oft als notwendiger, aber rein administrativer Schritt betrachtet. Man verlässt sich auf den Spediteur, sucht schnell eine Zolltarifnummer und archiviert die Dokumente, wenn Zeit dafür bleibt. Doch diese Sichtweise ist gefährlich und kann Ihr Unternehmen Tausende, wenn nicht Hunderttausende Franken kosten.

Die gängigen Ratschläge – „finde die richtige Tarifnummer“, „bewahre die Papiere auf“ – kratzen nur an der Oberfläche. Sie adressieren nicht das Kernproblem: Die Zoll-Compliance ist kein administrativer Vorgang, sondern ein strategisches Risikomanagement. Jede kleine Ungenauigkeit, jede falsch interpretierte Regel, jede fehlende Dokumentation ist eine finanzielle Zeitbombe. Das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) kann bis zu fünf Jahre rückwirkend prüfen und jeden Fehler mit Zinsen und Bussen ahnden.

Dieser Artikel bricht mit der oberflächlichen Betrachtung. Statt eines weiteren Leitfadens erhalten Sie die Perspektive eines Zoll-Auditors. Wir sezieren die kritischsten Fehlerquellen, die in der Praxis zu den teuersten Nachzahlungen führen. Es geht nicht mehr nur darum, wie man importiert, sondern darum, wie man sein Unternehmen vor den finanziellen Konsequenzen einer zukünftigen Zollprüfung schützt. Wir zeigen Ihnen, wo die wahren Risiken lauern und wie Sie ein wasserdichtes System aufbauen, das jeder Revision standhält.

Dieser Leitfaden ist als Audit-Checkliste konzipiert. Er führt Sie durch die kritischsten Bereiche der Zoll-Compliance und gibt Ihnen konkrete Werkzeuge an die Hand, um die latenten Risiken in Ihren Importprozessen zu identifizieren und zu eliminieren. Betrachten Sie die folgenden Abschnitte als Ihren internen Prüfplan.

Warum die falsche Tarifnummer für Textilien Sie Tausende Franken kosten kann

Die Zolltarifnummer, auch Tares-Nummer genannt, ist der Dreh- und Angelpunkt jeder Importdeklaration. Sie bestimmt nicht nur die Höhe der Zollabgaben, sondern auch, ob handelspolitische Massnahmen, Bewilligungspflichten oder zusätzliche Steuern anfallen. Eine falsche Nummer scheint auf den ersten Blick ein kleines Versehen zu sein, doch die Konsequenzen sind gravierend. Ein bekanntes Fallbeispiel aus der Praxis zeigt, wie ein Textilimporteur aufgrund einer systematisch falschen Tarifierung eine Nachzahlung von CHF 25’000 leisten musste. Der Grund: Das BAZG kann fälschlicherweise nicht erhobene Zollabgaben bis zu fünf Jahre zurück nachfordern.

Das Risiko liegt in der Detailtiefe. Bei einem T-Shirt entscheidet beispielsweise die genaue Materialzusammensetzung (Baumwolle vs. Synthetik), ob der Zollsatz 0 % oder deutlich mehr beträgt. Sich hier auf eine schnelle Suche im Tares-Verzeichnis oder die Angabe des Lieferanten zu verlassen, ist fahrlässig. Die Verantwortung für die korrekte Tarifierung liegt einzig und allein beim Importeur. Um dieses Risiko zu eliminieren, ist die Beantragung einer verbindlichen Zolltarifauskunft (vZTA) beim BAZG kein Luxus, sondern eine strategische Notwendigkeit. Eine vZTA bietet für drei Jahre Rechtssicherheit und schützt Sie vor bösen Überraschungen bei einer späteren Prüfung.

Der Prozess zur Erlangung einer vZTA erfordert eine präzise Vorbereitung. Sie müssen eine lückenlose Warenbeschreibung mit technischen Details, der exakten Materialzusammensetzung und dem Verwendungszweck einreichen. Nach Einreichung des Antrags über die BAZG-Website und bei vollständigen Unterlagen erteilt das BAZG die Auskunft in der Regel innert 40 Tagen. Diese verbindliche Auskunft ist dann bei jeder zukünftigen Einfuhr des identischen Produkts zwingend zu verwenden und dient als unanfechtbarer Beweis bei einer Zollrevision.

Wie lange müssen Sie Veranlagungsverfügungen revisionssicher archivieren?

Nach jeder Einfuhr erhalten Sie vom BAZG eine elektronische Veranlagungsverfügung (eVV). Dieses Dokument ist der offizielle Nachweis über die entrichteten Zoll- und Mehrwertsteuerabgaben. Viele Unternehmen behandeln diese Dokumente stiefmütterlich und glauben, mit der Bezahlung sei der Fall abgeschlossen. Ein fataler Irrtum. Die eVV ist das zentrale Dokument für jede Zoll- und Mehrwertsteuerprüfung. Ohne sie können Sie den Vorsteuerabzug nicht nachweisen und die Korrektheit Ihrer Deklarationen nicht belegen. Doch wie lange muss man diese Dokumente aufbewahren?

Die Antwort ist unmissverständlich: In der Schweiz beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für eVV insgesamt 11 Jahre (10 Jahre nach Ablauf des laufenden Geschäftsjahres). Diese Aufbewahrung muss zudem „revisionssicher“ erfolgen. Das bedeutet, die Dokumente müssen geordnet, systematisch, unveränderbar und jederzeit leicht auffindbar sein. Ein einfacher Ordner auf einem lokalen Server genügt diesen Anforderungen nicht. Es muss eine klare Nachvollziehbarkeit von der eVV über die Rechnung und die Buchhaltung bis zur Mehrwertsteuerabrechnung gewährleistet sein.

Die Implementierung eines professionellen, digitalen Archivierungssystems ist daher unerlässlich. Es sichert nicht nur die Unveränderbarkeit der Daten, sondern erleichtert auch die Suche im Falle einer Prüfung enorm.

Wie das Bild andeutet, geht es bei der digitalen Archivierung um mehr als nur Speicherung. Es geht um strukturierte Ordnung und garantierte Integrität über mehr als ein Jahrzehnt. Die Verantwortung hierfür muss klar im Unternehmen zugewiesen werden – sei es in der Logistik- oder der Buchhaltungsabteilung. Regelmässige Kontrollen der Vollständigkeit und der technischen Sicherheit des Archivs sind Teil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht.

Manuelle Deklaration vs. digitale Schnittstelle: Was spart mehr Zeit im Alltag?

In vielen Schweizer KMU ist die Zollanmeldung noch immer ein manueller Prozess. E-Mails mit Rechnungen und Lieferscheinen werden an den Spediteur gesendet, der die Daten von Hand in sein System überträgt. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch eine enorme Fehlerquelle. Jede manuelle Datenübertragung birgt das Risiko von Tippfehlern, Zahlendrehern oder Missverständnissen, die später zu falschen Deklarationen führen. Die Frage ist also nicht, ob eine digitale Lösung besser ist, sondern wie viel besser sie in der Praxis wirklich ist.

Die Umstellung auf eine digitale Schnittstelle zu den Zollsystemen (e-dec, zukünftig Passar) ist eine Investition, die sich schnell rechnet. Das neue System „Passar“, welches im Rahmen des Transformationsprojekts DaziT schrittweise eingeführt wird, treibt diese Digitalisierung weiter voran. Anstatt Daten manuell zu übermitteln, werden die relevanten Informationen direkt aus Ihrem ERP-System an den Spediteur oder sogar an das BAZG übertragen. Dies reduziert den Zeitaufwand pro Deklaration drastisch und minimiert die Fehlerquote signifikant.

Die folgende Gegenüberstellung zeigt deutlich die Vorteile einer digitalen Anbindung an das Schweizer Zollsystem. Die Zahlen basieren auf branchenüblichen Erfahrungswerten und verdeutlichen den Return on Investment (ROI) einer Automatisierung.

Die Analyse zeigt: Obwohl initiale Investitionskosten anfallen, amortisiert sich eine digitale Schnittstelle bereits ab einem moderaten Importvolumen. Die Reduzierung der Fehlerquote ist dabei der grösste Hebel, um das Risiko teurer Nachzahlungen zu senken. Die Automatisierung ist somit keine Frage der Bequemlichkeit, sondern ein zentrales Instrument des finanziellen Risikomanagements.

EUR.1 oder Ursprungserklärung: Wie Sie Zollabgaben legal auf Null reduzieren

Die Schweiz hat mit zahlreichen Ländern und Staatengemeinschaften, allen voran der EU, Freihandelsabkommen abgeschlossen. Diese ermöglichen es, Waren zollfrei oder zu einem reduzierten Zollsatz zu importieren. Voraussetzung dafür ist ein gültiger Präferenznachweis, der belegt, dass die Ware im entsprechenden Partnerland hergestellt wurde. Die beiden häufigsten Formen sind die Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 und die Ursprungserklärung auf der Rechnung. Die korrekte Nutzung dieser Instrumente ist kein „Bonus“, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, der die Marge direkt beeinflusst.

Der Unterschied liegt im Handling: Die EUR.1 ist ein separates Formular, das vom Exporteur bei seiner Zollbehörde validiert werden muss. Die Ursprungserklärung hingegen kann direkt vom Exporteur auf der Handelsrechnung angebracht werden. Für Sendungen mit einem Ursprungswarenwert über einem bestimmten Betrag ist dies jedoch nur „Ermächtigten Ausführern“ (EA) gestattet. Im Warenverkehr mit der EU liegt die Wertgrenze für Ursprungserklärungen ohne EA-Status bei CHF 10’300. Liegt der Wert darüber, muss entweder eine EUR.1 ausgestellt oder die Erklärung von einem Ermächtigten Ausführer abgegeben werden.

In der Praxis liegt die grösste Fehlerquelle bei der Kommunikation mit den Lieferanten. Als Importeur müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Lieferant den korrekten, wortwörtlichen Text der Ursprungserklärung gemäss dem jeweiligen Abkommen verwendet. Selbst kleine Abweichungen können zur Aberkennung des Präferenznachweises durch das BAZG führen.

Um die Zollfreiheit sicherzustellen, sollten Sie Ihre EU-Lieferanten proaktiv instruieren. Senden Sie ihnen den exakten Wortlaut der Erklärung und weisen Sie auf spezifische Anforderungen hin, wie z.B. die korrekte Länderbezeichnung „Türkiye“ anstelle von „Türkei“. Die Verantwortung für die Prüfung des erhaltenen Nachweises liegt letztlich bei Ihnen als Importeur.

Was passiert, wenn der Zollprüfer kommt und Fehler in den letzten 5 Jahren findet?

Der Gedanke an eine Zollrevision löst bei vielen Importverantwortlichen Unbehagen aus. Zu Recht. Eine Prüfung durch das BAZG ist kein oberflächlicher Check, sondern eine tiefgehende Analyse Ihrer Importvorgänge der letzten Jahre. Die Prüfer haben weitreichende Befugnisse und suchen gezielt nach systematischen Fehlern bei der Tarifierung, der Wertanmeldung und den Ursprungsnachweisen. Finden sie Unstimmigkeiten, beginnt eine kostspielige Kaskade.

Zunächst werden die zu wenig bezahlten Zollabgaben und die Mehrwertsteuer nacherhoben – und das für einen Zeitraum von bis zu fünf Jahren. Darauf werden Verzugszinsen fällig. Doch damit nicht genug. Handelt es sich um mehr als nur ein geringfügiges Versehen, kann das BAZG eine Busse verhängen. Gemäss Zollgesetz kann die Bussenhöhe bei Zollverstössen bis zum Fünffachen der hinterzogenen Abgaben betragen. Eine auf den ersten Blick kleine Falschdeklaration kann sich so schnell zu einer existenzbedrohenden Forderung entwickeln.

Betrachten wir ein konkretes Rechenbeispiel: Eine systematisch falsche Deklaration führt zu jährlich CHF 5’000 zu wenig bezahlten Abgaben. Über vier Jahre summiert sich dies bereits auf CHF 20’000 an reinen Nachforderungen. Rechnet man Verzugszinsen und eine moderate Busse hinzu, kann die Gesamtforderung des BAZG schnell über CHF 30’000 ansteigen. Das ursprüngliche „Sparpotenzial“ durch eine nachlässige Deklaration verkehrt sich ins Gegenteil.

Die einzige wirksame Verteidigung gegen ein solches Szenario ist ein proaktives und lückenloses Compliance-Management. Jede einzelne Deklaration muss so erstellt und dokumentiert werden, als würde sie morgen geprüft. Dies umfasst die korrekte Tarifierung (abgesichert durch eine vZTA), die plausible Wertanmeldung und die sorgfältige Archivierung aller relevanten Dokumente, insbesondere der eVV.

Wann reicht eine Proforma-Rechnung und wann verlangt der Zoll eine Commercial Invoice?

Im internationalen Handel kursieren verschiedene Arten von Rechnungen. Für die Zollabfertigung in der Schweiz sind jedoch nicht alle gleichwertig. Ein häufiger Fehler ist die Annahme, eine Proforma-Rechnung genüge für die Importverzollung. Dies ist in der Regel falsch. Eine Proforma-Rechnung dient als vorläufiges Dokument, oft für die Eröffnung eines Akkreditivs oder zur Ansicht für den Käufer. Sie stellt keine endgültige Zahlungsaufforderung dar und wird vom BAZG nicht als Grundlage für die definitive Zollveranlagung akzeptiert.

Für die Einfuhr in die Schweiz ist zwingend eine Commercial Invoice (Handelsrechnung) erforderlich. Dieses Dokument ist die Basis für die Ermittlung des Zollwerts und der daraus resultierenden Abgaben. Es muss eine Reihe von Pflichtangaben enthalten, um vom Zoll anerkannt zu werden. Fehlen diese Angaben, kann es zu Verzögerungen bei der Abfertigung und zu ungenauen Veranlagungen kommen. Die Verantwortung, eine korrekte Handelsrechnung vom Lieferanten anzufordern, liegt beim Importeur.

Zu den unabdingbaren Pflichtangaben auf einer Commercial Invoice für den Schweizer Zoll gehören:

• Vollständige Warenbeschreibung mit genauer Bezeichnung und Verwendungszweck
• Incoterms (z.B. EXW, FOB, CIF) mit genauer Angabe des Lieferorts
• Ursprungsland jeder einzelnen Warenposition
• Einzelpreise und Gesamtwert in der Rechnungswährung
• Warenwert inklusive Transport- und Verpackungskosten bis zur Schweizer Grenze

Eine Ausnahme von der Abgabepflicht besteht für Kleinsendungen. Liegt der auf den Import entfallende Steuerbetrag (MwSt. und Zoll) unter einem bestimmten Schwellenwert, werden die Abgaben nicht erhoben. In der Schweiz werden Steuerbeträge bis zu CHF 5 nicht erhoben, was je nach MwSt.-Satz einem Warenwert von rund CHF 65 (bei 7.7%) bis CHF 200 (bei 2.5%) entspricht. Dies entbindet jedoch nicht von der Pflicht, eine korrekte Deklaration mit einer Handelsrechnung vorzunehmen.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde nicht auf einer internationalen Blacklist steht?

Die Zoll-Compliance geht weit über die korrekte Berechnung von Abgaben hinaus. Ein zunehmend wichtiger Aspekt ist die Einhaltung von Sanktionen und Embargos. Schweizer Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass sie keine Geschäftsbeziehungen mit Personen, Unternehmen oder Organisationen unterhalten, die auf nationalen oder internationalen Sanktionslisten stehen. Ein Verstoss kann nicht nur zu empfindlichen Bussen und dem Entzug von Bewilligungen führen, sondern auch einen massiven Reputationsschaden verursachen.

Die zentrale Anlaufstelle in der Schweiz ist das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO), welches die nationalen Sanktionslisten publiziert. Die Prüfung dieser Listen darf kein einmaliger Vorgang bei der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung sein, sondern muss ein kontinuierlicher Prozess sein, da die Listen regelmässig aktualisiert werden. Dabei genügt es nicht, nur den Endkunden zu überprüfen. Ein umfassendes Screening muss die gesamte Lieferkette umfassen: Lieferanten, Spediteure, involvierte Banken und sonstige Geschäftspartner müssen systematisch überprüft werden, um Compliance-Verstösse zu vermeiden.

Die manuelle Prüfung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Professionelle Softwarelösungen können diesen Prozess automatisieren und revisionssicher dokumentieren. Unabhängig von der Methode ist die Dokumentation der durchgeführten Prüfungen essenziell, um im Falle einer Kontrolle die nötige Sorgfalt nachweisen zu können.

Import- und Exportbestimmungen Schweiz: Was ist verboten und was braucht eine Bewilligung?

Die korrekte Verzollung ist mehr als nur die Zahlung von Abgaben. Sie ist auch das Tor, durch das der Staat den Warenverkehr kontrolliert. Nicht alle Waren dürfen ohne Weiteres in die Schweiz importiert oder aus ihr exportiert werden. Zahlreiche Güter unterliegen Verboten, Beschränkungen oder Bewilligungspflichten. Dazu gehören unter anderem Waffen, bestimmte Chemikalien, Kulturgüter, geschützte Tier- und Pflanzenarten (CITES) oder sogenannte Dual-Use-Güter, die sowohl zivil als auch militärisch verwendet werden können. Die Unkenntnis dieser Regeln schützt nicht vor Strafe.

Als Importeur sind Sie in der Pflicht, vor der Bestellung zu klären, ob Ihre Ware einer solchen Regelung unterliegt. Die Zuständigkeiten sind auf verschiedene Bundesämter verteilt (z.B. SECO für Dual-Use-Güter, BLV für CITES, BAFU für Umweltgüter). Die Beantragung einer Lizenz ist oft ein mehrwöchiger Prozess, der vollständige technische Unterlagen erfordert und frühzeitig eingeplant werden muss. Ein Importversuch ohne gültige Bewilligung kann zur Beschlagnahmung der Ware und zu einem Strafverfahren führen.

Selbst bei scheinbar harmlosen Fehlern können Kosten anfallen. Stellt das BAZG nach der Veranlagung fest, dass eine Korrektur notwendig ist, kann es für den administrativen Aufwand Gebühren erheben. Gemäss den Vorschriften betragen die BAZG-Bearbeitungsgebühren für eine Änderung mindestens CHF 22.00 pro angefangene Viertelstunde. Dies mag gering erscheinen, summiert sich aber bei systematischen Fehlern.

Ein strukturierter interner Prozess zur Überprüfung der Warenkonformität vor dem Import ist daher unerlässlich. Klären Sie ab, welche Behörde zuständig ist, bereiten Sie die Antragsunterlagen sorgfältig vor und planen Sie die Bearbeitungszeit von zwei bis sechs Wochen in Ihre Lieferkette ein. Die erhaltene Bewilligung muss bei jeder betroffenen Ein- oder Ausfuhr mitgeführt und den Zollbehörden vorgelegt werden können.

Beginnen Sie noch heute mit einem internen Audit Ihrer Zollprozesse, um finanzielle Risiken zu minimieren und Ihre Compliance für die Zukunft zu sichern. Eine proaktive Überprüfung ist die beste Versicherung gegen teure Nachzahlungen und rechtliche Konsequenzen.